Syndic bénévole : tenir ses obligations sans y passer ses soirées

La corvée : un deuxième métier, le soir

Un syndic bénévole n’a en général ni secrétariat ni logiciel de syndic professionnel. Il a une boîte mail, un tableur, et des voisins qui l’appellent. Ce qui déborde, ce n’est pas de prendre les décisions : c’est tout ce qui les prépare et les suit.

Qui peut être syndic bénévole, et ce que ça engage

Service-public le définit ainsi : le syndic non professionnel est une personne physique, obligatoirement copropriétaire de l’immeuble, qui n’exerce pas l’activité à titre lucratif ou professionnel ; il n’a donc pas à posséder de carte professionnelle. Il en existe deux formes, le syndic bénévole et le syndic coopératif¹.

Le syndic bénévole peut habiter l’immeuble ou non. S’il cesse d’être copropriétaire, par exemple en vendant son lot, son mandat reste valable 3 mois : pendant ce délai, il convoque une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic¹. Pour aller plus loin, l’Agence nationale de l’habitat publie un guide complet du syndic bénévole⁶.

L’assemblée générale : le calendrier à tenir

Le syndic doit convoquer les copropriétaires au moins une fois par an, pour une assemblée qui vote le budget prévisionnel et le fonds de travaux². Le décret de 1967 fixe la forme : la convocation indique le lieu, les jours et les heures où l’on peut consulter les pièces justificatives des charges, et le formulaire de vote par correspondance y est joint³.

Surtout, sauf urgence, elle doit être notifiée au moins 21 jours avant la réunion, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long³. C’est la date qu’il ne faut pas manquer.

Beaucoup de syndics bénévoles gèrent une petite copropriété : au plus 5 lots de logements, bureaux ou commerces, ou un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur 3 ans. L’assemblée y reste obligatoire pour voter le budget et approuver les comptes ; les autres décisions peuvent se prendre à l’unanimité, par consultation écrite. Et quand l’immeuble n’a que deux copropriétaires, ils peuvent se réunir sans convocation préalable².

L’argent de la copropriété : un compte à son nom

Le syndic doit ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires, dans les 3 mois qui suivent sa désignation, et toutes les sommes reçues pour le syndicat doivent y être versées¹. L’argent de la copropriété n’a donc rien à faire sur le compte personnel du syndic bénévole.

C’est aussi le syndic qui établit le budget prévisionnel et le fait voter, tient la comptabilité du syndicat, calcule le montant des charges dû par chaque copropriétaire, envoie les appels de fonds et recouvre les impayés¹. C’est là que le tableur montre ses limites : calculer chaque part, suivre qui a payé, relancer, et retrouver l’historique au moment d’une vente.

Le registre national des copropriétés

Chaque syndicat de copropriétaires est inscrit dans un registre national tenu par l’Agence nationale de l’habitat. Dans le cas général, c’est le syndic qui réalise l’immatriculation initiale et actualise les informations, chaque année⁴.

Les données financières se mettent à jour dans les 2 mois qui suivent l’assemblée qui a approuvé les comptes de l’exercice clos⁴. Le registre publie aussi des Web Services pour les éditeurs de logiciel⁵ : un outil bien conçu peut préparer ces données au lieu de vous les faire ressaisir chaque année.

Questions fréquentes